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Geschenke werden von der Bibliothek kostenlos "erworben", das haben sie mit dem Dublettentausch und den Nachlässen gemeinsam. Das heißt noch lange nicht, dass sie nichts kosten: Arbeitet man die Bücher ein, kosten sie den Aufwand der Einarbeitung, kosten den Platz in der Bibliothek, den sie dann einnehmen und kosten eventuell auch den Aufwand, sie dann wieder abzuschreiben. Dies deutet darauf hin, dass der Umgang mit Geschenken dann doch nicht so einfach ist, wie es ihr Name zu suggerieren scheint. Dennoch ist es schön, wenn man in Zeiten knapper Mittel einen Teil der Erwerbungen, die man sonst kaufen würde, geschenkt bekommt. Was ist beim Umgang mit Schenkenden zu beachten? Wie kann man bewirken, dass der Schenkende im Idealfall weiterhin "an die Bibliothek denkt", wenn ihm wieder ein Band unterkommt, den er schenken könnte?
Anteil an Neuerwerbungen
Der Anteil der geschenkten Bücher differiert sicher stark von Bibliothek zu Bibliothek. Wenn die "Kultur" in einem Institut diejenige ist, dass die Lehrenden neue, von ihnen verfaßte Bücher automatisch der Bibliothek schenken, dass auch Rezensions- und Konferenzexemplare tendenziell geschenkt werden, dann kann der Anteil von Geschenken schon bis zu 5 % der Neuerwerbungen reichen. - Man sollte aber als Bibliothekarin stets wissen, dass man diesen Anteil nach oben oder unten beeinflussen kann. Warum und wie?
Institutsatmosphäre
Es macht viel aus, wie die jeweilige Atmosphäre im Institut ist, ob es "üblich" ist, dass die jeweiligen Mitarbeiter/innen ihre neuen Bücher der Institutsbibliothek schenken oder ob der Herr Professor "seine" Bücher lieber kaufen läßt, weil er als Autor dann auch etwas davon hat. Zumindest in Instituten mit klar abgegrenzten Etats hat er eigentlich weniger davon, weil die Erwerbung des eigenen Buches ihm die Chance nimmt, ein anderes zu kaufen. Ich kenne auch einen Fall, in dem der Professor lieber seine Rezensionsexemplare im Seminar versteigerte, als dass er sie der Institutsbibliothek überlassen hätte. Wenden wir uns von diesen eher traurigen Beispielen doch lieber ab und weisen auf positive Beispiele hin, wo die Professoren und auch der Mittelbau "ihrer" Institutsbibliothek alles herbeischleppen, dessen sie kostenlos habhaft werden können. Das kann durchaus eine ganze Menge sein, wenn es sich um eigene Veröffentlichungen und Reihen, Rezensionsexemplare und kostenlos auf Konferenzen bzw. bei Besuchen anderer Institute "gesammelter" Werke handelt!
Es ist auch durchaus möglich, diese Atmosphäre positiv zu stimulieren. Etwa durch Hinweise, dass andere (im schlimmsten Fall: die Konkurrenten!) ihre Neuveröffentlichungen jeweils der Bibliothek schenken. Das sollte nicht rechthaberisch geschehen und man sollte auch ohne Zucken die Bestellung entgegennehmen, wenn der- oder diejenige nicht auf diesen Hinweis eingeht. Meine Erfahrung in einem Fall: Ein Buch wurde trotz meines Hinweises, man könne es doch auch schenken, gekauft, "verschwand" dann ziemlich schnell, weil es natürlich in den Veranstaltungen des Professors oft angegeben wurde und wurde ohne Schwierigkeit von ihm zweimal kostenlos aus dem Bestand seiner Autorenexemplare ersetzt. Also: Was heute nicht ist, kann schon noch werden!
Wer schenkt?
Eigentlich schenken alle Benutzerkreise. Natürlich am meisten diejenigen, die dem Institut länger verbunden sind, also die Mitarbeiter/innen (Professoren und Mittelbau), aber ebenso kann man es erleben, dass Studierende erkleckliche Bestände "stiften". Manchmal steht das "Ballast abwerfen" dahinter, beispielsweise nach einer größeren Arbeit oder Prüfung, wenn man wieß, dass das Thema abgehakt ist und man nicht mehr auf die entsprechende Literatur zurückgreifen wird. Ein anderer Grund ist oft ein Auslandsaufenthalt, aber es kann auch schlichtweg Dank sein für die Bibliothek an sich. So schenkt eine Studierende bei uns schon das zweite Jahr ein Zeitungsabonnement, weil sie findet, dass wir für ein politikwissenschaftliches Institut zu wenige Zeitungen abonniert haben. Wir geben ihr zum Dank eine Spendenbescheinigung, was von ihr zunächst gar nicht gewünscht war. Dazu weiter unten mehr.
Schenkende als Dauerschenker
Man sollte die Schenkende/den Schenkenden vielleicht weniger als Einzel- denn als Wiederholungstäter einschätzen und entsprechend (be-)handeln. Wer veröffentlicht, veröffentlicht immer wieder, ebenso bleibt eine Rezension selten allein. Das fängt schon beim Mittelbau an, setzt sich beim Professor fort und endet oft bei einer kleinen "Veröffentlichungsfabrik", z.B. in einem Forschungsprojekt oder Netzwerk.
Was folgt daraus? Ein Fehler, den Sie im Umgang mit Schenkenden machen, kann sich fatal auswirken, da die Quelle dann ein- für allemal versiegt. Mit der Eitelkeit von Schenkenden sollte allemal gerechnet werden. Das heißt nicht, dass man auf alles eingehen muß, was einem angedient wird, aber man sollte höflich und transparent seine Ablehnungs- und Gegengründe vorbringen, wenn man denn Grund dazu hat. Es ist auch abzuraten, Bücher wider Willen opportunistisch entgegenzunehmen und danach zu entsorgen! Es macht ein schlechtes Bild, wenn jemand Bücher geschenkt hat, dafür vom Bibliothekar liebedienerisch belobigt wurde und er/sie die Bände zwei Wochen später auf dem Mitnahmeregal wieder vorfindet.
Noch schlimmer freilich, wenn man sich im Zusammenhang mit einer Schenkung auf eine Auseinandersetzung einläßt oder eine Anfrage nicht beantwortet. Hierzu zwei Beispiele: Ein Kollege ließ sich mit einem Schenkenden in eine Auseinandersetzung über die fachliche Einordnung eines Geschenks ein. Er beendete die Auseinandersetzung lediglich formal höflich, verhielt sich aber inhaltlich uneinsichtig und unhöflich. Der betreffenden Bibliothek entgehen dadurch jedes Jahr drei bis fünf Geschenke, weil der Schenker seine Rezensionsbücher aufgrund dieses Erlebnisses anderswo "unterbringt". Und: Eine schlecht ausgestattete Fachhochschulbibliothek bekam eine Anfrage, ob zwei Geschenke genehm seien. Der Anbieter teilte implizit mit, dass eine Übernahme keineswegs sein müsse, dass man eventuell aber später andere Geschenke erwarten könne. Der betreffende Kollege antwortete nicht, der Kontakt war unterbrochen, weitere Anfragen erfolgten verständlicherweise nicht.
Was kann man daraus lernen?
Umgang mit Schenkenden
Zunächst einmal sollte irgendwann in Ihrer Kommunikation mit dem Schenkenden der Dank ein Thema sein. Nicht (nur) der Dank für das Geschenk, sondern Dank dafür, das der- oder diejenige daran gedacht hat und sich in gewisser Weise engagiert hat, um das/die Geschenke anzubieten. Wenn Sie durch Worte oder Haltung ausdrücken, dass dieses eher eine Belästigung für Sie darstellt, dann können Sie mit 90-100&bsp;prozentiger Wahrscheinlichkeit davon ausgehen, dass der nächste Impuls in dieser Hinsicht unterdrückt wird... Die UB dankt übrigens ihren Schenkenden oft schriftlich, das ist auch kein schlechter Weg, damit der Dank nicht vergessen wird.
Der Dank muß nicht dick aufgetragen sein, es reicht ein Nebensatz als Zeichen, dass man den Akt als dankenswert einschätzt. Freilich, wenn man dick auftragen will, wäre auch ein öffentlicher Dank möglich, indem man beispielsweise einen Zettel vorne ins Buch einklebt mit dem Hinweis "Dieses Buch wurde geschenkt von xy" oder gar im Jahresbericht oder in der Bibliothekshomepage eine Liste der Schenker veröffentlicht (womöglich gar noch gewichtet...). Aber das ist meiner Einschätzung nach bereits zu amerikanisch für deutsche Verhältnisse.
Als zweites sollten Sie, falls der- oder diejenige es nicht völlig eilig hat und es ihm/ihr nicht völlig gleichgültig ist, was mit den Bänden geschieht, einen Blick auf die Geschenke werfen und beurteilen, ob sie in Frage kommen. Das muß natürlich dann nicht sein, wenn der/die Schenkende sein/ihr neuestes Werk vorbeibringt, da beleidigt das eher, aber es gibt ja auch "Jäger und Sammler", die einem Veraltetes und nicht Passendes auf die Schwelle legen. Auch dazu unten mehr.
Jedenfalls sollten Sie sich stets ein Hintertürchen offenhalten, sagen, dass Sie prüfen (lassen), ob es in den Bestand passt oder nicht und die Erlaubnis erfragen, das Buch im Ablehnungsfalle weiter zu vermitteln, etwa an die UB oder an eine andere Institutsbibliothek oder an xyz. Manchmal wird dann gewünscht, dass das Geschenk in diesem Fall wieder zurückgegeben wird, dann legt man einen Laufzettel dieses Inhalts anbei und es ist gut.
Transparenz ist wichtig, gerade auch dann, wenn mit der Schenkung Sonderwünsche geäußert werden. Wie schon gesagt, wenn man nicht derselben Meinung ist, sollte man dies höflich mitteilen, das ist weniger schlimm, als sich in eine Auseinandersetzung zu begeben.
Nachfragen ist wichtig
Wenn jemand eine "Serie" legt, indem er immer wieder Bücher desselben Themas schenkt oder solche, die aus derselben Quelle kommen, dann sollten Sie sich nicht zu schade sein nachzufragen, falls die Serie versiegt. Oft sind es nämlich auch nur Gedankenlosigkeit oder ein Wechsel im Sekretariat, die dem zugrunde liegen, so dass eine Schenkung zwar weiter intendiert ist, aber nicht mehr durchgeführt wird, so dass Ihre Frage in der Regel dazu führt, dass der Strom wieder fließt.
Nachfragen ist aber auch nicht gleich Betteln! Natürlich kann man nachfragen, wenn jemand seine Schenkungen eingestellt hat, jedoch sollte man dann, wenn man eine Abfuhr bekommen hat, es dann dabei belassen und allenfalls nach einer längeren Periode nochmals einen Versuch starten.
Exkursion: Jäger und Sammler
Vielleicht sollte noch kurz auf das Gegenteil eingegangen werden zu dem, was dieser Aufsatz bezweckt: Wie verhält man sich, wenn man zu viel und zu viel Irrelevantes bekommt? Wenn man die Geister, die man rief, gar nicht mehr losbekommt, wenn man mit immer neuen Sonderdrucken eingedeckt wird, die man eigentlich in Form von Periodika oder Sammelbänden schon einmal besitzt? Eingangs wurde ja die Feststellung getroffen, dass es sich um Geschenke handeln sollte, die man sonst käuflich erworben hätte. Dies ist hier nicht der Fall: Im schlimmsten Fall ist da wenig zu machen, wenn einem sogenannte "Jäger und Sammler" immer neue Beugen von Literatur zutragen und deren Einarbeitung verlangen. Argumentieren Sie einmal dagegen, wenn jemand (Jemand? Ihr Institutsvorstand, beispielsweise!) meint, wissenschaftlich sei so gut wie alles relevant und könne jedes Thema einmal an Bedeutung gewinnen! Allenfalls kann man dann noch Dubletten ausscheiden, das war's aber schon.
Sie können in diesem Fall mit drei Argumenten strategisch operieren:
1. Oben wurde bereits ausgeführt, dass auch ein Geschenk einen nicht unbeträchtlichen Aufwand nach sich zieht, weswegen zu überlegen ist, ob der in jedem Falle angebracht ist.
2. Weisen Sie weiter darauf hin, dass weder der Platz in der Bibliothek noch Ihre Arbeitszeit unendlich sind und dass deswegen vorab überlegt werden muß, wie man gezielt mit beidem wirtschaftet.
3. Weisen Sie darauf hin, dass Bücher, die nicht oder kaum dem Bestandsprofil entsprechen, auch weniger bis gar nicht genutzt werden und bei knappem Platz und geringer Benutzung besser in der UB untergebracht wären.
Eilige Bearbeitung von Geschenken?
Wie gehen Sie mit Ihren Geschenken um? Bei uns kommen sie erst einmal ins "Geschenkeregal" und werden erst dann auf Dubletten überprüft und eingearbeitet, wenn sonst in der Erwerbung "Ebbe" ist. In der Regel sind bei uns Geschenke nicht eilig, ich frage aber immer, ob dies der Fall ist (wenn ein Autor oder eine Autorin schenkt, gehe ich automatisch davon aus) und speise dann das entsprechende Buch in den laufenden Geschäftsgang ein, wenn es schnell eingearbeitet werden soll.
Spendenbescheinigung
Möglich ist auch, eine Spendenbescheinigung auszustellen. Wann? Wenn bescheinigt werden kann, dass das Buch auch sonst von der Institutsbibliothek beschafft worden wäre und die Anschaffung der Forschung und Lehre dient. Damit haben Sie schon einmal gute Argumente, um Leute, die einem manchmal die Folgen einer Revision des privaten Bücherschrankes in Form von veralteten Fachbüchern als Geschenk anbieten und dafür aber eine Spendenbescheinigung möchten, abzuwimmeln. Schwieriger ist das schon mit Institutsmitgliedern, die sich selbst bescheinigen, dass das Buch auch sonst angeschafft worden wäre, aber das kommt seltener vor. Notfalls nehmen Sie in diesem Fall Kontakt mit dem Leiter der Erwerbung der UB auf und besprechen sich mit ihm, wie hier am besten vorgegangen werden kann.
Bei neuen Büchern kann man in der Regel davon ausgehen, dass hier alles koscher ist und man sollte dann auch die Bescheinigung nicht verweigern. Sie muß bei der ZV beantragt werden (Beispiel eines Antrages s. Kasten) und dauert ca. 4 Wochen, bis sie dann kommt. Als Summe setzen Sie den Buchhandelspreis minus dem Bibliotheksrabatt ein, also den Betrag, den Sie real bezahlen müßten, wenn Sie das Werk käuflich erwerben müßten.
Beispiel für einen Antrag auf Spendenbescheinigung
An die
Universität Tübingen
Zentrale Verwaltung, III, 1
z.Hdn. Herrn xy
Betr. Bitte um Ausstellung einer Spendenbescheinigung
2. Januar 2001 / Plie
Sehr geehrter Herr xy,
ich beantrage hiermit die Ausstellung einer Spendenbescheinigung gemäß § 10b (1) EStG für eine Personen, die der Bibliothek ein Werk geschenkt hat, das für die Forschung und Lehre notwendig ist und sonst von der Bibliothek käuflich erworben worden wäre.
Die Spendenbescheinigung soll für Herrn Prof. Dr. XY, Sowiesoweg 3, 72072 Tübingen ausgestellt werden. Herr XY hat am 23.11.2000 das Buch "Staack, Michael: Handelsstaat Deutschland. Deutsche Außenpolitik in einem neuen internationalen System. Habil.-Schr. Paderborn, Schöningh, 2000" geschenkt, das im Buchhandel 128 DM kostet. Die Bibliothek hätte von einer Buchhandlung 5 % Bibliotheksrabatt erhalten, weswegen die Spendenbescheinigung über eine Summe von 121,60 DM ausgestellt werden sollte.
Mit freundlichen Gruessen
xy
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Schluss
Anstatt hier nochmals zu wiederholen, sollte man noch darauf hinweisen, dass das hier Gesagte sich nicht nur auf die Perspektive einer sozial- bzw. geisteswissenschaftlichen Bibliothek bezieht, die zu einem größeren Anteil mit Monographien zu tun hat, sondern dass durchaus auch Periodika bei den Geschenken eine Rolle spielen können: Wie viele Professoren sind Mitglieder bei Fachgesellschaften und beziehen deren Zeitschriften, sind Mitglieder von Redaktions- und Herausgebergremien, geben selbst "working papers" und Ähnliches heraus? Auch hier gibt es durchaus die Möglichkeit, dass einem der eine oder andere Titel geschenkt wird.
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