Jürgen Plieninger

Eine neue Verwaltungsordnung für das Tübinger Bibliothekssystem

erschienen in: Tübinger Bibliotheksinformationen (TBI), 20.1998, H. 2, S. 22-25.

Manche Kolleginnen und Kollegen werden - über das Institut oder die Fakultät - schon Kenntnis bekommen haben, daß auf eine Initiative des Bibliotheksausschusses des Wissenschaftsrates hin derzeit eine neue "Verwaltungsordnung für das Bibliothekssystem" in Bearbeitung ist (diesem Artikel liegt zugrunde der Entwurf in der Fassung vom 23.02.1998) und "Vorschläge für eine Optimierung des Tübinger Bibliothekssystems" (mir liegt vor: Die 3., vom Bibliotheksausschuß genehmigte Fassung vom 23.02.1998) diskutiert werden.
Vielleicht sind diese Papiere, wenn dieses Heft erscheint, schon eine beschlosse Sache. Hier soll die Tendenz dieser Texte aus institutsbibliothekarischer Sicht analysiert werden, eine endgültige Vorstellung und Analyse wird sicherlich im nächsten TBI-Heft erscheinen.

Tendenzen im Bibliothekswesen

Neuere Entwicklungen im universitären Bibliothekswesen sind zur Zeit äußerst widersprüchlich, wenn man einmal von der leider allgemein vorhandenen Spartendenz absieht. Einerseits soll beispielsweise der UB der FU Berlin das Geld radikal gekürzt und die Institutsbibliotheken von der Mittelausstattung her bevorzugt werden, was - insbesondere wenn man die schlechte Zugänglichkeit der Institutsbibliotheken der FU in Rechnung stellt - in der Berliner Zeitung (Vgl. den Aufsatz "Feinde der Wissenschaft" von Götz Aly in der Berliner Zeitung vom 24.03.1998, vollständig zitiert in einer E-Mail der bibliothekarischen Diskussionsliste INETBIB vom 25.03.1998. Vielleicht noch zum Hintergrund: 50 Prozent der Stellen der FU überhaupt sollen in der nächsten Zeit gekürzt werden) nicht zu Unrecht als Wiederauferstehung der alten Professorenherrlichkeit bezüglich Bestandsaufbau und Zugang zum Bestand gewertet wurde. Andererseits wird z.B. der UB Konstanz, einer Zentralbibliothek ohne Fachbereichs- oder Institutsbibliotheken mit anerkannt gutem Service, von der Unileitung kühn 20 % Personalabbau statt den sonst in der Universität üblichen 10 % auferlegt, ein Schlag ins Gesicht der Motivation der Konstanzer Kolleginnen und Kollegen! Jede fünfte Stelle muß gestrichen werden, ohne daß darüber viel diskutiert wurde (s. hierzu die Artikel des Bibliotheksleiters Klaus Franken in: Bibliothek aktuell, Nr. 70(1997), S. 1-4 oder unter: http://www.uni-konstanz.de/ZE/Bib/ba/ba.html)! - Wie sind die Tübinger Pläne zur Verbesserung des Bibliothekswesens vor diesem Hintergrund zu bewerten?

Der Status quo in Tübingen

Das Tübinger Bibliothekssystem ist im Grunde wie die FU ein recht unbewegliches Gebilde mit einer Zentralbibliothek (und einem Ableger) und einer zweiten Ebene des universitären Bibliothekssystems mit äußerst heterogenen Fakultäts- und Institutsbibliotheken. Die Zusammenlegung kleinerer Institutsbibliotheken ist leider, da sie auch stets mit baulichen Vorhaben verbunden ist, zum Stillstand gekommen. Fakultätsbibliotheken bieten rationellere Arbeitsorganisation bei besserem Zugangsmöglichkeit, da z.B. ausgedehntere Öffnungszeiten angeboten werden können als bei vielen kleinen Institutsbibliotheken. Allerdings ist die Größe einer Bibliothek allein nicht unbedingt ein Garant dafür, daß alle Benutzer zu ihrem Recht kommen, wie wir wissen: Auch in Fakultätsbibliotheken ist der Druck der - um es einmal ganz neutral auszudrücken - "Tradition" oftmals recht groß, so daß ein signifikanter Anteil der Neuerwerbungen in "Handapparate" eingeordnet werden und damit nur noch bedingt für andere Benutzergruppen als die Wissenschaftler/innen (um auch dies neutral auszudrüken) zugänglich ist. Aber gerade das sollte doch bei Bibliotheken, die aus öffentlichen Geldern finanziert werden, gewährleistet sein: Daß alle Benutzergruppen (Wissenschaftler/innen, Studierende und externe Benutzer/innen) zu ihrem Recht kommen, wobei es selbstverständlich sein sollte, daß die Wissenschaftler/innen hier Privilien genießen (Beispielsweise hinsichtlich der Ausleihmöglichkeiten, -fristen und Anzahl der ausleihbaren Bände. Vorbedingung ist, daß die ausgeliehenen Bände für andere Benutzergruppen zugänglich bleiben). Aber eben nicht so weitgehende, daß die Zugangs- möglichkeit für die beiden anderen Benutzergruppen gegen Null strebt! Neben dem Kriterium der allgemeinen Zugänglichkeit zum Bibliotheksgut ist als zweites Kriterium eine angemessene Erschließung (vor allem Formalerschließung, erst danach die Sacherschließung) der Bestände zu nennen. Wenn Bücher aus öffentlichen Mitteln erworben wurden, sollten sie auch so erschlossen sein, daß sie nach allgemein gültigen Regeln gesucht werden können. Hier wurde in der Vergangenheit der "Gesamtkatalog" aufgebaut, dann abgebrochen, mittlerweile sind die Institutsbestände teilweise über den OPAC recherchierbar. Diese Möglichkeiten sollten weiter ausgebaut werden.

Die neue Verwaltungsordnung

Die UB hat seither versucht, behutsam die Fachaufsicht auszuüben und eher durch Anreize (wie z.B. Fortbildungsmaßnahmen) als durch Druck und Auseinandersetzung zu einem angemessenen Standard zu kommen. Doch der Status quo ist nicht allzugut, der Standard der einzelnen Bibliotheken ist doch sehr unterschiedlich. Somit ist eine Neuordnung des Bibliothekswesens inklusive der Ausstattung der UB mit mehr Rechten sehr sinnvoll. Womit wir beim Thema dieses Artikel angelangt wären: Was ist der Inhalt der beiden Entwürfe und in welche Richtung geht die Entwicklung, wenn sie so, wie sie jetzt vorliegen, von den Universitätsgremien und vom Ministerium beschlossen bzw. genehmigt werden? Hier die geplanten Neuerungen in Stichworten:

Personal
- Größerer Einfluß der UB bei der
  - Einstellung und beim
  - Tätigkeitsbereich des Personals.
- Bildung eines Stellenpools von "Wanderbibliothekaren" für die Betreuung von "Kleinbibliotheken".
Bibliotheksorganisation
- Zusammenlegung von Institutsbibliotheken in Fakultätsbibliotheken, wenn möglich und
- Anschluß der Institutsbibliotheken an den Südwestverbund.
Bestandsaufbau und -abbau
- Abstimmung der Erwerbung zwischen Institutsbibliotheken und zwischen Institutsbibliotheken und UB,
- Einrichtung einer zentralen Bestell- und Erwerbungskartei,
- Verschlankung der Bibliotheksbestände durch Aussonderung.
Ausbau der UB als Dienstleistungszentrum
- Gründung eines "universitären Zeitschriftenzentrums", in dem vor allem die "Letztexemplare" gehalten werden sollen,
- Aufbau eines uniinternen Dokumentlieferdienstes,
- Erweiterung des Datenbankangebots im Netz.

Große Teile des Entwurfs der Verwaltungsordnung entsprechen dem Paragraph 30 Universitätsgesetz des Landes Baden-Württemberg vom 25.01.1995 (UG). Insofern handelt es sich bei diesem Papier in weiten Teilen um eine Angleichung an das UG. Hierzu gehören vor allem die Ausführungen zum Bibliothekssystem (Entwurf Verwaltungsordnung: I,1,1. Alle weiteren Angaben beziehen sich auf diese): Alle bibliothekarischen Einrichtungen der Universität bilden ein einheitliches Bibliothekssystem. Wer aber daraus entnimmt, daß jetzt die einzelnen Einheiten unter dem Dach der UB vereinigt werden, das Personal der Institutsbibliotheken nun zur UB gehört und ebenso die Literaturerwerbungsmittel der Institute an die UB übertragen werden, um zentral einen ausgeglichenen Bestandsaufbau zu pflegen, der täuscht sich gewaltig! Vielleicht ist es sinnvoll, dies anhand der Punkte des Personals und des Bestandsaufbaus zu konkretisieren: Hinsichtlich des Personals heißt es, daß die Bediensteten auf gemeinsamen Vorschlag des Direktors der UB und des Leiters der Einrichtung bestimmt werden (III,7,5), so daß jede Seite bei der Einstellung ein Vetorecht hat. Die eigentliche Neuerung besteht darin, daß bei manchen, zu "üppig" ausfallenden Stellen in Zukunft entschieden werden soll, daß sie dem Institut entzogen werden, um an einen Stellenpool von "Wanderbibliothekaren" zu fallen, die dann vor allem in die kleineren Institute ausschwärmen (natürlich auch in jenes, dem die Stelle entzogen wurde) und dort die Geschäfte nach besseren Standards führen, als dies Assistenten und Sekretärinnen nebenher erledigen können. Aber auch hier sieht man, daß die Macht der Professoren letztlich ungebrochen ist, da bezüglich dieser Maßnahmen der Verwaltungsrat entscheiden soll, der überwiegend aus Professoren besteht. Man wird dort, wenn ein Institut(sleiter) einflußreich ist, schon die Entscheidung im Sinne des Institutes treffen. Oder nicht? Jedenfalls darf man gespannt sein, wie dieser Pool sich entwickeln wird!
Gleiches trifft auch auf die Zusammensetzung des "Bibliotheksausschusses" zu, der nach dem UG über grundsätzliche Fragen im Bibliothekssystem entscheiden soll. Hier sitzen zwei Bibliothekare (nämlich der Direktor der UB und eine Diplom-Bibliothekarin) u.a. vier Professoren gegenüber. Und, bezogen auf Einzelfälle: Die Dienstaufsicht liegt immer noch bei den Institutsleitern, so daß der Direktor der UB dienstliche Anordnungen nur über diese leiten kann (dies hätte auch schwerlich geändert werden können, weil es in Paragraph 30 Universitätsgesetz so geregelt ist). Warum ist dies unzulänglich? Institutsbibliothekare/-bibliothekarinnen haben oft einen schwachen Stand innerhalb des Instituts, der durch entsprechende Rechte der UB hätte gestärkt werden können. So gesehen haben nur die kleinen Institutsbibliotheken gewonnen, bei den mittleren und großen Instituts- und Fakultsbibliotheken wird wohl alles beim Alten bleiben.
Hinsichtlich des Bestandsaufbaus heißt es gleich zu Anfang (III,5,1), daß das Recht zur selbständigen Auswahl der anzuschaffenden Bücher und Zeitschriften bei den Universitätseinrichtungen liege. Dies wird dann zwar eingeschränkt, indem Abstimmung in vielfältiger Form vorgeschrieben wird, im Zweifelsfall aber wird dieser Absatz ausschlaggebend sein. Beim Bestandsaufbau wird es sehr darauf ankommen, vorher zu verhandeln, was von wem gekauft wird, und dies schriftlich in Vereinbarungen zu fixieren, um Transaktionskosten möglichst zu vermeiden. Wenn man anfängt, einzelne Titel zu diskutieren, geht viel Zeit verloren! Immerhin, eine zentrale Bestellkartei als Nachweis- und Koordinierungsmittel ist sehr sinnvoll, es fragt sich nur, wie man koordinieren will, wenn sich eine Seite schnell entscheidet und schnell geliefert wird. - Wie es um eine gemeinsame Beschaffung steht, welche man mit einer zentralen Bestellkartei wunderbar verbinden könnte, wage ich gar nicht zu fragen!
Übrigens ist auch - ein Novum! - der Bestandsabbau vorgeschrieben, da ein Paragraph die "Verschlankung" der Institutsbestände vorsieht. Da kann man nur hoffen, daß die "Jäger und Sammler" in den Instituten, denen auch die letzte Sonderschrift noch aufbewahrungswürdig erscheint, ein Erbarmen mit der Bibliothekarin haben, die versucht, veraltete Bestände auszusondern. Den Schwarzen Peter hat allemal die UB, welche Monographien und Zeitschriften, die sie noch nicht besitzt, wohl oder übel zu Lasten des Magazinraumes übernehmen muß, da für sie die "Verschlankung" nicht angesagt ist... Aber immerhin, diese Maßnahme bedeutet im Endeffekt, daß "totes" oder auch wenig genutztes Material aus den Beständen der Institutsbibliotheken entfernt werden und diese damit endlich eine Chance erhalten, ihr Bestandsprofil den aktuellen Benutzerinteressen anzupassen (Wenn Sie die Konzeption solcher Aussonderungsaktionen interessiert, lesen Sie bitte den Artikel "Aussonderung von Altbeständen" in: TBI 14.1992, H. 1, S. 17-20).

Kritik: Zugänglichkeit weiterhin lax geregelt

Ein weiterer Punkt, der in meinen Augen enttäuschend gelöst ist, ist jener des Zugangs zu den Beständen für Nicht- Institutsmitglieder. Zwar wird klar ausgesagt, daß alle Mitglieder der Universität Zugang zu den Beständen der Institutsbibliotheken haben müssen, ebenso wie Angehörige anderer Hochschulen in der Region Tübingen sowie der Öffentlichkeit (III, 6,3). Dann aber heißt es im selben Absatz:

"(...), die Benutzung durch Angehörige anderer Fakultäten kann davon abhängig gemacht werden, daß diese ein berechtigtes Interesse nachweisen."

Institutsbibliotheken, deren Bestände schon jetzt schwer zugänglich sind bzw. die anderen Universitätsangehörigen bezüglich des Zugangs zu den Beständen diskriminieren, finden hier einen gefälligen Hinweis auf ein Schlupfloch, wie sie sich ihrer Pflicht wieder entziehen können. Für viele Wissenschaftler/innen und Studierende ist es ärgerlich, daß die Modalitäten für die Ausleihe von Institutsbibliothek zu Institutsbibliothek äußerst unterschiedlich ist. Hier sollte man einmal gemeinsame Vorschriften formulieren, welche Benutzergruppen welche Nutzungs- und Ausleihrechte haben, um zu große Privilegierungen der Mitglieder eines Instituts zu vermeiden. Ebenso sollte geregelt werden, mit welchen Nachweisen eine solche uniinterne Ausleihe statthaft ist. Was nützen die besten GesamtOPACs, wenn man als externe/r Benutzer/in zum Schluß an engen Öffnungszeiten oder Ausleihregeln strandet?

Kritik: Sachausstattung der Institutsbibliotheken ausgeklammert

Ein weiterer mir nicht einsichtiger Punkt ist jener der äußerst unterschiedlichen Sachausstattung der Institutsbibliotheken. Unabhängig von der Bedarfslage sind die Bibliotheken äußerst unterschiedlich mit Geräten wie z.B. PCs ausgestattet. Dies hängt von der unterschiedlichen Ausstattung der Institute und von der Mittelverteilung innerhalb der Institute ab. Da ist der eine Kollege in der schönen Lage, drei OPACs aufzustellen, zwei davon mit Netzanbindung, weil sein Institut sich Jahr für Jahr mit der neuesten Computertechnologie ausstattet und entsprechend etwas für die Bibliothek "abfällt", der andere hat nur einen alten 286er in der Bibliothek, wo in Folge die Benutzer dann doch lieber den Zettelkatalog benutzen, weil sie die schöne Windows-OLIX-Welt der UB mit Maushandhabung kennen und nicht mehr auf MS-DOS-Ebene agieren möchten. Da bekommt die eine Kollegin Unterstützung und Einführung vom Computer-Hiwi des Instituts, die andere muß sich so helfen. Klar, alles kann man nicht zentral regeln, aber klare Vorgaben, bei wieviel Studierenden wieviel OPACs (möglichst: Netz-OPACs) vorhanden sein sollten und eventuell Mittel, die eben nicht über die Institute, sondern zentral zu diesem Zweck verwendet werden, das fände ich sinnvoll. Ebenso sollte die Ausstattung von Dienst-PCs in Relation zum Arbeitsanfall stehen und nicht zum Status der Bibliothek im Machtgefüge der Institute.
Um es nochmals klar zu formulieren: Da der Stellenwert der Institutsbibliotheken sehr unterschiedlich ist, sollte eine gewisse, am Bedarf orientierte Grundausstattung durch allgemeine Standards und zentral vergebene Mittel gewährleistet sein. Damit wäre auch von den Institutsbibliothekaren und -bibliothekarinnen ein Gutteil ihrer Last genommen, sich innerhalb der Institute für die entsprechenden Mittel verkämpfen zu müssen!

Schluß

Eine durchgreifende Verbesserung des Tübinger Bibliothekssystems steht nicht an, es sei denn, sie sei im Sinne der Institute. Soviel sollte hier deutlich geworden sein! Allerdings ist zu fragen, ob denn Verbesserungen gegen die Interessen der Institute überhaupt durchgesetzt werden könnten? Das Verhältnis von Instituten zu Zentralbibliotheken ist stets prekär und wird es auch immer bleiben. Die Mitglieder der Institute haben ein starkes Interesse an eigenen Beständen. Deren Vorteile sind: Schnelleres Reagieren auf die aktuelle Bedarfslage, nutzerspezifischere Zusammensetzung und schnellere Verfügbarkeit. Ihre Nachteile sind oft: schlechte Erschließung des Bestandes und schlechter Zugang für andere Benutzergruppen. Im schlechtesten Fall sind die Bestände gar nicht nachgewiesen und für andere Benutzer als die Professoren schwer zugänglich. Aber was ist der beste Fall? Die Integration solcher Bestände in die UB und die Übertragung der alleinigen Kompetenz der Literaturbeschaffung an sie? Ich glaube nicht. Man wird in diesem Fall - besonders an Universitäten mit drittmittelstarken Fächern - meist feststellen, daß die Professoren doch Zugang zu Mitteln haben, um sich erneut eigene Bestände aufzubauen. Diese sind dann selbstverständlich wieder schlecht erschlossen und schlecht zugänglich. Der beste Fall wird dann wohl irgendwo in der Mitte liegen, nur: Wo liegt diese Mitte? Daß sie mir hier nicht ganz getroffen scheint, dürfte klar geworden sein: Man hätte der UB schon ein wenig mehr Kompetenzen zugestehen dürfen.

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