Prospekte
Prospekte von Verlagen und Antiquariaten sind eine wichtige Grundlage für die Entscheidung, ob eine Monographie erworben wird oder nicht. Prospekte - so sie nicht automatisch kommen - sollten von Buchhändlern und Verlagen eingefordert und dann an die Entscheidungsträger verteilt werden.
Titelkartenservice
Einige Lieferanten ausländischer, insbesondere englischsprachiger Literatur bieten den Service, die Klappentexte von Verlagen zu sammeln, elektronisch aufzubereiten und nach Themengebieten strukturiert anzubieten.
Die Titelkarten, die mittlerweile auch per E-Mail bezogen werden können, sind dann wieder als Bestellunterlage verwendbar.
Bibliographien
Erwerbungsentscheidungen anhand von Bibliographien wie z.B. der DB, das machen nur sehr erfahrene Kräfte, wie z.B. Fachreferenten. - Aber zur Nachkontrolle, ob einem etwas bei der Erwerbung entgangen ist, taugen National- als auch Fach- und Spezialbibliographien immer.
Rezensionen
Rezensionsdienste und -teile in Zeitschriften sind ein hervorragender Service, die eine fundierte Grundlage für Erwerbungsentscheidungen bieten! Leider sind sie in der Regel nicht aktuell oder aber nicht umfangreich genug, um routinemäßig herangezogen werden zu können.
Bestandsprofil
Das Bestandsprofil der Bibliothek - oder auch Erwerbungsprofil - sollte sowohl der Aufgabenstellung der Organisation, deren Teil die Bibliothek ist, als auch den Bedürfnissen der verschiedenen Benutzergruppen Rechnung tragen. Für einen geordneten Bestandsaufbau ist ein Erwerbungsprofil unerläßlich.
Desiderate
Mittels einer Desideratenliste oder eines Desideratenbuches können Bibliotheksbenutzer/innen rückmelden, ob Lücken im Bestandsaufbau bestehen. Auf Einträge in dieser Liste sollte immer reagiert und Rückmeldung gegeben werden, auch und gerade dann, wenn ein Desiderat nicht beschafft wird.
Referenzwerke
Fachspezifische, aber auch allgemeine, Nachschlagewerke sollten bei der Erwerbung stets vorrangig begutachtet werden.
Bibliothekskommission
Kollektives Entscheidungsgremium, das aufgrund der Diskussion fundiertere Urteile zu treffen vermag.
Ansichtsbücher
Der Buchhändler liefert Ansichten, anhand derer eine eingehendere Begutachtung vorgenommen werden können. Man sollte Rückgabetermine einhalten, da viele Verlage sonst die Bände nicht mehr zurücknehmen.
Lieferanten
Man hat die Qual der Wahl: Man kann heutzutage oftmals direkt beim Verlag oder einer Organisation bestellen, genauso kann man aber über den Buchhandel gehen. Bei "grauer Literatur" ist die Direktbestellung zu empfehlen, sonst sind die Dienste von Zwischenhändlern durchweg besser.
Lieferkonditionen
Bezüglich Rückgaberechten, Rabatten, Portofreiheit etc. ist ein weites Feld, in dem man durch Vergleich verschiedener Lieferkonditionen und durch Verhandeln etliche Kostenersparnisse zu erzielen vermag.
Bibliotheksrabatt
Ab einem Etat von 30.000 DM/Jahr stehen wissenschaftlichen Bibliotheken bei deutschen Monographien ein Bibliotheksrabatt von 5 % zu. Großhändler geben oftmals auf englischsprachige und niederländische Verlage erhebliche Rabatte, die allerdings auch vom Bestellvolumen der einzelnen Bibliothek abhängen.
Rückgaberecht
Buchhandlungen und Firmen nehmen oft Monographien zurück, auch wenn se fest bestellt wurden. Zu welchen Konditionen dies geschieht, muß erfragt oder im Einzelfall ausgemacht werden.
Subskription
Verlage schreiben Werke verbilligt zur Subskription aus, um die Auflage besser kalkulieren zu können. Allerdings ist man dann zur Abnahme des Gesamtwerks verpflichtet, man legt sich also bei mehrbändigen Werken, die unabsehbare Zeit erscheinen, fest!
Abonnement/Forsetzung
Ein Abonnement, beispielsweise von Jahrbüchern oder Loseblattsammlungen, bindet einen Teil des Etats. Die Alternative der Einzelbestellung oder - im Falle einer Loseblattsammlung - periodische Beschaffung, besteht nicht immer.
unverlangte Zusendungen
müssen 1 Jahr aufbewahrt und können dann entsorgt werden. Wenn der Zusender/die Zusenderin eine Rückgabe verlangt, so geht das zu seinen/ihren Kosten (unfreier Versand).
Kauf
Fast ausschließlich erwerben Bibliotheken ihre Literatur durch Kauf.
Tausch
Der Tausch wird vor allem zwischen großen Universalbibliotheken gepflegt. Für kleinere Bibliotheken ist nur ein Tausch nur dann von Belang, wenn die eigene Organisation etwas von Belang anzubieten hat, z.B. Working Papers.
Geschenke
Geschenke sollten nur dann eingearbeitet werden, wenn sie ins Erwerbungsprofil passen. Der Aufbau von Geschenkbeziehungen (z.B. Mitglieder der eigenen Organisation, die öfter schenken) ist ein mögliches Mittel der Kostenersparnis.
Nachlässe
Wer Nachlässe angeboten bekommt, sollte die Bedingung stellen, dass man nur den Teil einarbeitet, der dem Erwerbungsprofil entspricht. Gesamte Nachlässe einzuarbeiten ist nur in Archiven sinnvoll, in Bibliotheken ist dies Zeit- und Platzverschwendung!
Vorakzession
Mittels der Vorakzession versucht man, Dubletten zu vermeiden. Man checkt daher Bestellunterlagen, Kataloge und Bücher in Bearbeitung, ob das betreffende Buch nicht schon bestellt/vorhanden ist. Eine wichtige Maßnahme i.S. der Qualitätssicherung ist hier, dass die Bestelldaten stets so valide und einheitlich wie möglich sind, damit man nicht nach allen Kriterien (Autor/in, Hrsg., Titel, ISBN) suchen muß.
Gut ist auch, wenn der Lieferant seinerseits auch nochmal kontrolliert und rückmeldet, falls etwas doppelt bestellt ist.
Bestellung
Die Bestelldaten sollten so valide wie möglich sein, in einer mit dem Lieferanten abgesprochenen Form übermittelt werden.
Laufzettel
Wenn man kein integriertes Erwerbungssystem hat (wer hat das schon?), empfiehlt sich der Einsatz von Laufzetteln, die die verschiedenen Stufen des Geschäftsganges durchmachen. Meist als Selbstdurchschreibesatz: 1-2 Bl. für den Buchhändler (entfällt bei E-Mail-Bestellung), 1 Bl. Inventarkartei und 1 Bl. für Statistik.
Bestellkartei
In der Bestellkartei (-datenbank) werden die laufenden Bestellungen aufbewahrt, damit man Checken kann.
Mahnen
Die Lieferanten haben Routinen zu melden, falls sich eine Bestellung verzögert. Diese Meldungen kann man auf den Zettel in der Bestellkartei übertragen oder dranheften. Periodisch (alle 4-6 Monate) sollte man die Bestellkartei auf nicht gelieferte Bücher/unklare Fälle hin durchgehen und beim Buchhändler mahnen, damit nichts in Vergessenheit gerät.
Überprüfung der Lieferung
Die gelieferten Bücher werden mit der Rechnung verglichen, die Preise auf Vorgaben/Plausibilität hin überprüft. Dann wird der Laufzettel aus der Bestellkartei gezogen, nochmals überprüft und dem Buch zugeordnet.
Inventarisieren
Eine fortlaufende Inventarnummer wird vergeben, auf den Laufzettel und die Rechnung übertragen. Ein Expl. des Laufzettels kommt in die Inventarkartei.
Stempeln
Der Besitzstempel der Bibliothek kommt auf das Titelblatt, wahlweise auf die Vorder- oder Rückseite. In den Stempel muß die Inventarnummer mit Kuli eingetragen werden.
Der Schnitt des Buches kann mit einem weiteren Stempel (Adresse der Bibliothek samt Telefonnummer) gestempelt werden, damit die Bibliotheksaufsicht Bücher aus der eigenen Bibliothek besser von Privatexemplaren unterscheiden kann.
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